makalah kelompok 7

KOMUNIKASI

MANAJEMEN LEMBAGA PENDIDIKAN ISLAM

PENDAHULUAN

Kajian terhadap komunikasi organisasi merupakan hal yang paling relevan untuk menampilkan peranan masing-masing individu dan kelompok. Begitu juga terhadap organisasi formal sebagai usaha untuk menggambarkan karakteristik organisasi dan melahirkan kualitas yang bersifat unik sebagai wahana pengelompokan manusia masing-masing.

            Dalam sistem komunikasi masyarakat kearah yang paling maju terjadi interaksi yang kompleks antara wadah sebagai tempat yang modern dengan jaringan komunikasi organisasi suatu masyarakat suatu sistem terdiri dari organisasi politik dan kelompok persahabatan. Komunikasi organisasi itu lebih efektif pada bidang-bidang yang lain sehingga mampu berbuat terhadap yang berhubungan dengan perubahan.

KOMUNIKASI

1.      Pengertian Komunikasi Organisasi

Dalam berbagai organisasi seperti perusahan, perbangkan, rumah sakit, sekolah dan perguruan tinggi diperlukan komunikasi diantara para anggotanya, sifat dasar komunikasi sebenarnya bertumpu pada proses pertukaran pesan diantara anggota organisasi tertentu untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan terjadinya saling pengertian sebagai akibat pesan yang dikirimkan kepada penerima diharapkan akan terjadi perubahan tingkah laku.

Robents (1994:359) berpendapat bahwa komunikasi ialah pemindahan dan pengertian terhadap makna. Sedangkan komunikasi yang baik itu adalah apa bila makna yang dikirimkan oleh pengirim pesan dimengerti secara tepat oleh penerima pesan berjalan dengan baik.

Bila dikaitkan dengan kehidupan suatu organisasi maka komunikasi yang berlangsung didalamnya disebut komunokasi organisasi. Lewis (1987:8), menegaskan bahwa komunikasi organisasi adalah pembagian pesan, ide-ide atau sikap dalam suatu struktur organisasi (seperti bisnis, industri, pemerinthan dan pedidikan), diantara manajer dan kelompok pegawai yang menggunakan teknologi komunikasi modern atau media memindahkan informasi.

Komunikasi organisasi dapat berlangsung secara verbal maupun nonverbal, atau menggunakan media, informasi modern, surat, memo, pembicaraan lisan, penggunaan bahasa isyarat, teguran, telepon dan lain-lain. Komunikasi organisasi belangsung atas pemimpin dan bawahan, bawahan dengan atasan, atau bawahan dangan bawahan dalam konteks pelaksanaan tugas dan hubungan sosial. Dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi merupakan proses pertukaran pesan diantara unit-unit organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas untuk mencapai tujuan oraganiosai secara efektif dan efisien.

2.      Komunikasi sebagai Sistem

Komunikasi meruapakan susatu proses pertukaran pesan yang menghasilkan suatu tingkat pembagian makna pengirim dan penerima pesan dalam sebuah organisasi disebut sebagai model.

Model komunikasi dapat berfungsi sebagai berikut:

1)      Komunikasi organisasi terjadi sebagai suatu sistem terbuka

2)      Komunikasi organisasi melibatkan aliran pesan, bentuk dan saluran

3)      Komunikasi organisasi mempertimbangkan tujuan manajemen

4)      Komunikasi oraganisasi melibatkan sikap orang-oraang, perasaan, hubungan dan keterampilan-keterampilan.

Untuk itu pemahaman terhadap komunikasi menjadikan proses komunikasi akan berlangsung efektif. Untuk lebih jelasnya elemen-elemen pokok komunikasi disebutkan bagian terdahulu yang terdiri atas:

a.       Pengirim pesan

Pengirim pesan (sender) adalah sebagai pemancar atau tempat dimulainnya komunikasi. Pengirim pesan tersebut bisa seorang individu, kelompok atau masyarakat yang memiliki pesan dan bertujuan untuk menyampaikannya kepada penerima pesan.

b.      Pesan

Pesan (message) pada dasarnya mengandung infomasi yang bernilai positif dan bernilai negatif tergantung kepada kepentingan pengerim dan penerima dengan tujuan menyampaikan pesan yang dikirimkan melalui saluran yang tertentu.

c.       Saluran

Saluran adalah alat atau jalan yang digunakan agar pesan dapat disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Saluran tersebut bisa pula berupa alat tulisan, buku, radio, televisi, film, telpon dan lain-lain.

d.      Pemerima pesan

Penerima pesan adalah seorang yang menerima pesan dan menafsirkannya untuk tujuan tertentu.

e.       Balikan (umpan balik)

Kemampuan seorang penerima pesan membirakan respon terhadap pengirim pesan menunjukkan tingkat pemahaman penerima pesan. Hal itu menentukan balikan yang diberikan kepada pengirim pesan tersebut. 

3.      Fungi Komunikasi Organisasi

Proses komunikasi merupakan bagian integral dari perilaku organisasi untuk menjalakan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab pimpinan, staf pimpinan, dan  personil pegawai.

Koehler (1981) mengemukakan empat fungsi komunikasi oraganisasi yaitu:

a.         Fungsi Informatif

Para pegawai dalam organisasi memerlukan sejumlah informasi melalui saluran informasi untuk menyampaikan keputusan, organisasi dapat dikatakan sebagai sistem proses informasi. Seorang administrator sekolah harus membuat keputusan mengenai mata pelajaran yang mesti disusun dalam semester tertentu berdasarkan informasi dari seluruh lingkungan pendidikan disekolah, seperti jadwal pendaftaran, biaya pelajaran, dan kualitas pengajar.

b.        Fungsi Regulatif

Seorang manajer dituntut untuk mampu mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari organisasi. Alat-alat, kebijakan, catatan dan perintah-perintah dilahirkan dalam seluruh hirarki organisasi. Fungsi regulatif adalah sebagai proses yang dilakukan manajer pada dua arah yaitu pertama, manajer mengawasi pemindah informasi. Manajer mengirimkan pesan atau perintah kepada bawahan. Sedangakan yang kedua pesan-pesan peraturan merupakan orientasi kerja yang dipusatkan pada tugas yang penting diselesaikan pada job tertentu.

c.              Fungsi Persuasi

Manajer harus selalu mengatur dengan cara persuasi yang kadang harus digunakan pada semua level organisasi. Kadang-kadang bidang tertentu lebih baik diberikan bujukan dari pada melalui perintah sebab dengan bujukan seorang pegawai lebih dapat menerima perintah dan melaksakannya dengan sukarela.

d.             Fungsi Integratif

Fungsi integratif adalah melaksanakan komunikasi untuk memperoleh kesesuaian dan kesatuan tindakan dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Ditegaskan oleh Hersey dan Blanchard (1988:307) bahwa seorang manajer waktunya lebih banyak dimanfaatkan untuk berkomunikasi dalam menyampaikan perintah, kebijakan, memotivasi, mengkoordinasikan dan memberikan memo dari pada melakukan tindakan atau pekerjaan.

            Sistem dalam komunikasi melibatkan empat komponen tersebut. Menurut Lewis (1987) ada tiga sistem komunikasi yaitu: 

a.      Komunikasi dari atasan kepada bawahan (downward comunication)

Komunikasi dari atasan kepada bawahan merupakan bagian integral dari sebuah organisasi, sebab diterima dan dibuat oleh manajemen. Komunikasi ini menekankan pengaliran informasi dari pimpinan kepada bawahan.

b.        Komunikasi dari bawahan kepada atasan (upward communication)

Komunikasi dari bawahan menunjukkan suatu masukan dari bawahan kepada atasan untuk memberikan umpan balik terhadap pelaksanaan manajemen dan melepaskan perasaan emosi dan pemikiran pribadi.

c.       Komunikasi mendatar (horizontal communication)

Komunikasi horizontal dikenal sebagai mendatar atau komunokasi garis datar dan mungkin yang paling kuat dalam pengaliran informasi. Komunikasi horizontal dalam organisasi dapat berlangsung sesama staf dan pegawai tanpa diatur oleh ketentuan formal organisasi atau berlangsung sesama pegawai.

4.      Unsur-unsur komunikasi

a.         Sumber

Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan. Sumber dapat berupa orang, lembaga dan media masa lainnya.

b.        Penyampaian pesan (communicator)

Penyampaian pesan ialah orang yang menyampaikan pesan. Pengirim pesan dapat berupa individu yang sedang berbicara, menulis, kelompok orang, organisai.

c.         Pesan (Message)

Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan penyampaian pesan. Penuturan pesan dalam bentuk media yang digunakan harus sederhana dan Manusiawi.

d.        Saluran (komunikasi)

Saluran komunikasi adalah penyampaian pesan yang dapat diterima melalui panca indra atau menggunakan media, yang menyangkut: kapan dilakukan, bagaimana cara melaksanakannya dan dimana tempatnya serta kepada siapa pesan akan disampaikan.

5.      Kesulitan Komunikasi

Komunikasi baru dikatakan mencapai sasaran apabila komunikasi dapat menangkap pengertian sama dengan pengertian komunikator, jika tidak demikian komunikasi tersebut dianggap gagal. Standarisasi keberhasilan komunikasi ialah ketetapan waktu, jadi apabila komunikator terlambat menyampaikan pesan-pesan meskipun benar yang disampaikan maka komunikasi dianggap gagal.

Ada beberapa kesulitan yang dihadapi komunikator dalam melancarkan komunikasinya Sutaryo dalam bukunya Sosiologi Komunikasi ialah: menyangkut aspek amanat, komunikasi media dan unsur sosiologi budaya. Sebab dalam komunikasi kejelasan pesan yang dimaksud amanat masyarakat sebagai komunikan tidak semuanya bisa memahani pesan yang disampaikan oleh komunikasi sehingga timbul keraguan, tugas komunikator berusaha agar amanat itu jelas bagi diri sendiri dan orang lain.

6.      Lingkungan Komunikasi

Lingkungan merupakan mempunyai pengaruh terhadap makna kandungan pesan apa yang disampaikan. Menurut Devido bahwa ruangan taman ketika komunikasi berlangsung disebut konteks lingkungan fisik.

Telah diuraikan pesan komunikasi dan faktor yang ikut berpengaruh terhadap pelaksanaan atau terjadinya komunikasi dalam lingkungan organisasi secara umum ada dua yaitu;

a.       Proses secara primer (primer process) yaitu komunikasi dilakukan secara tatap muka langsung antara seseorang dengan yang lain guna menyampaikan pikiran maupun perasaannya.

b.      Proses secara skunder yaitu proses penyampaian pesan oleh seorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media.

7.      Teori Kebergantungan

       Wilbur Schramm menyebutkan bahwa manusia apabila dihadapkan dengan suatu pesan untuk mengambil keputusan menerima atau menolaknya, akan mengadakan terlebih dahulu suatu komunikasi dengan dirinya sebagai proses berfikir.  Mungkin kebergantungan secara langsung dan tidak langsung, bahwa kepemimpinan yang efektif selalu memperhatikan situasi dalam menerapkan gaya kepemimpinan berdasarkan konsep kebergantungan. Menurut teori ini keefektifan pemimpin tergantung kepada hubungan terhadap gaya kepemimpinan.

8.      Komunikasi dan kepemimpinan

Di dalam kepemimpinan, komunikasi amat penting untuk:

a.         Menyampaikan impormasi

b.        Menyampaikan kebijakan

c.         Menyampaikan perintah

d.        Menyampaikan keputusan

e.         Melakukan konsultasi

f.         Melakukan tindakan disiplin

g.        Melaksanakan perundingan

h.        Melakukan negosiasi

9.      Prinsip-prinsip dalam komunikasi

a.         Menyampaikan imformasi

b.        Tujuan harus jelas

c.         Kemukakan fakta atau kebenaran

d.        Bersikaplah mengajak bukan menyuruh

e.         Jangan emosi

f.         Percaya diri

10.  Tujuan komonikasi

a.         Memahami pesan

b.         Menerima pesan

c.         Berbuat sesuai dengan isi pesan

d.        Saling memahami antara pengirim dengan penerima

KESIMPULAN

            Komunikasi organisasi sangat tergantung bagai mana pesan itu di kirim, di terima dan di interpretasikan. Komikasi yang berlangsung baru di katakan baik manakala pesan dari si pengirim terjawab sesuai dengan makna pesan itu sendiri. Sedangkan komunikasi yangefektif terjadi jika antara si pengirim dan si penerima pesan memiliki pengertian yang sama dan traplikasikan dari umpan balik yang berlangsung. Komunikasi yang baik dapat di capai melalui komunikasi yang jelas atau yang baik secara lisan maupun tulisan. Sedangkan komunikasi yang efektif membutuhkan bukan hanya melalui penyampaian pesan secara lisan maupun tulisan baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.

            Untuk itu dalam rangka meningkatkan efektivitas komunikasi dalam organisasi perlu di tingkatkan kesadaranakan kebutuhan komunikasi yang efektif untuk memperlancar pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan. Jadi dalam menyampaikan gagasan, kebijakan,program,visi, pembagian kerja oleh para manajer sangat di tentukan oleh keterampilan komunikasinya dalam organisasi.          Di  sisi lain penggunaan umpan balik harus benar-benar sesuai dengan isi pesan yang di sampaikan oleh pengirim pesan, atau bawahan kepada pimpinan dan sesama bawahan.

DAFTAR PUSTAKA

Sutaryo, Sosiologi Komunikasi, Yogyakarta 2005 Arti Bumi Intaran

Syafaruddin, Menejemen Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press 2005

Lewis, P.V.(1987). Organizational Communication.New York: John Willey & Sons,Inc